タスク指示の負担は想像以上？
営業マネージャーは、日々の営業日報を確認する中で、営業担当者への指示が必要となる場面が多く発生します。
例えば、「この顧客についてはもう少し深掘りしたヒアリングを行ってほしい」「次回の会議に向けて△△△の準備をしておいてほしい」といった具体的な指示です。
現状では、これらの指示は主にSlackやTeamsなどのコミュニケーションツールを通じて、営業チャネルでのメンションによって伝えられることが多いのではないでしょうか。しかし、この方法には営業マネージャーの負担を増大させる2つの大きな課題が存在します。
指示内容の明確化と伝達の手間
どの顧客の、どの商談の、いつの会議の内容に対する指示なのかを正確に伝えるには、詳細な情報伝達が必要です。
これは、営業マネージャーにとって大きな負担となります。口頭や短いメッセージでは情報が不足しがちで、後で誤解や確認の手間が発生する可能性もあります。
指示の実行状況の確認の手間
指示を出した後、その実行状況を確認する必要があります。
タスク管理ツールを別途使用している場合、営業マネージャーはコミュニケーションツールとタスク管理ツールの両方を確認しなければならず、二重の手間が発生します。これは、進捗管理の煩雑さにつながり、マネージャーの業務効率を著しく低下させます。
このように、日報確認から指示、そしてその後の確認という一連の作業は、営業マネージャーにとって想定以上に大きな負担となっています。
コミュニケーションツールのみに頼った日報起点のタスク指示は、情報伝達の正確性や進捗管理の効率性の面で課題を抱えており、業務効率改善の余地があると言えるでしょう。
- 正確な指示には、顧客・商談・会議の情報が欠かせない
- 指示と実行状況の確認が分かれると、二重の手間が生じる
商談情報の把握も一苦労
前述の通り、日報確認から指示、そしてその後の確認という一連の作業は、営業マネージャーにとって大きな負担となっています。
さらに、マネージャーを悩ませるのは、適切なタスク指示を出すためには商談状況の正確な把握が不可欠であるにもかかわらず、その情報収集自体に多大な時間と労力を要するという点です。
理想としては、営業担当者が目の前にいて、商談状況を確認しながら直接指示を出せるのが望ましいですが、現実はそうではありません。そのため、営業マネージャーは各商談がどのような状況にあるのかを、さまざまな情報源から探し回らなければならない状況に陥っています。
商談情報はまとまっていないのが当たり前？
その原因は、商談情報が意外なほど一元管理されていないことにあります。
多くの企業がCRMのようなツールを導入しているにもかかわらず、営業担当者が操作性の悪さなどを理由にツールを敬遠し、商談情報をタイムリーに更新しないという実情があります。
結果として、営業マネージャーはSlackやTeamsなどのコミュニケーションツール内を検索し、タスク指示を出したい商談に関する情報を探し出すという、非常に手間と時間のかかる作業を強いられています。
経験豊富なベテランの営業マネージャーは、過去に確認した商談情報を記憶しておき、いわば「セルフCRM」とも言える自己流の方法で情報を思い出し、タスク指示を出しているケースも見られます。
このような状況が、日報運用の有効性を著しく損ねる要因となっています。
本来、日報は営業活動の進捗管理や情報共有に役立つ重要なツールであるはずですが、情報が散在し、マネージャーが情報収集に時間を取られる現状では、日報が十分に活用されず、形骸化してしまうという悪循環に陥っているのです。
