日報をストーリーで記載するとは
日報をストーリーで記載するとは、まるで物語を読むように、一日の業務を時系列で分かりやすく記述することです。
単に「何をやったか」を羅列するのではなく、各業務の目的、顧客とのやり取り、その結果得られたもの、そして次の行動につながる思考過程などを含めて記述できれば、素晴らしい日報になります。
さらに、その内容が商談単位で分かれていたら、営業マネージャーが日報を確認するモチベーションは、今より確実に上がります。
- 顧客対応から次の行動までを、商談単位のストーリーで記載する
- 日報とNEXTアクションをセットにし、チームで進捗を共有する
日報をストーリーで記載する理由
営業マネージャーが受注までの進捗を把握し、営業担当者の次の行動を指示するためには、商談がどのように進んでいるのかを具体的に把握する必要があるからです。
ストーリー形式の日報は、営業担当者が受注までのイメージを持ち、次の行動を計画する上でも役立ちます。
経験の浅い営業担当者に対しては、営業マネージャーが具体的なストーリーを提示し、日報に反映させるよう指導することが重要です。
具体的には、次の内容を時系列で記述することで、営業活動の全体像を可視化できます。
- 顧客への対応内容（商談、電話、メールなど）
- 顧客の反応（興味を示した点、懸念点など）
- 次の行動計画（次回の商談設定、資料作成など）
- 受注への見通し
営業マネージャーができること
- 各商談の進捗状況を正確に把握する
- 課題や機会を早期に発見する
- 営業担当者に適切なアドバイスやサポートを提供する
営業担当者自身ができること
- 自分の営業活動を客観的に分析する
- より効果的な営業戦略を立てる
- 成長へとつながる学びを得る
タスクは、日報とセットで記載する
日報には、単に業務内容だけでなく、次に取るべき行動（NEXTアクション）を必ず明記しましょう。
例えば、「〇〇のお客様から見積依頼がありました」という報告だけでなく、「見積書作成」という具体的なタスクをセットで記載することで、チーム全体で進捗を共有し、スムーズな業務連携を実現できます。
営業担当者が個人的なメモに記録しているだけでは、情報が共有されず、チーム全体の効率化を妨げる可能性があります。
日報にタスクを記載することで、チームメンバーは、誰がどの案件を担当しているのか、次に何をすべきなのかを明確に把握できるようになります。
日報のサンプル
日付：2024年11月20日（水）
業務内容
午前
- 9:00〜10:00：〇〇株式会社の〇〇部長と、新規プロジェクトの進捗状況について電話会議。前回提案したソリューションへの関心は高いものの、価格面での懸念があることが判明。来週、再度訪問して具体的な提案を行うことになった。
NEXTアクション：〇〇株式会社向け見積書作成 - 10:30〜12:00：新規顧客開拓のため、〇〇商工会議所へ訪問。会員企業リストを入手し、ターゲット企業を絞り込む。特に、IT化が遅れている中小企業に焦点を当て、アプローチ方法を検討。
午後
- 13:00〜15:00：チーム会議に参加。来月の営業目標達成に向けた戦略を議論。特に、競合他社の動向や、自社の強みを活かした営業戦略について活発な意見交換を行った。
- 15:30〜17:00：来月のプレゼンテーション資料を作成。〇〇株式会社への提案資料をベースに、新たな顧客向けにカスタマイズ。競合他社との比較や、導入後の効果を具体的に数値化し、説得力のある資料を作成。
所感
〇〇株式会社の件は、価格交渉が最大の課題となりそうだ。顧客の予算状況を詳細にヒアリングし、より柔軟な提案ができるよう、価格体系の見直しも検討したい。また、新規顧客開拓については、ターゲット企業へのアプローチ方法を具体化し、来週から早速実行に移したい。チーム会議では、新たな営業戦略について多くのインサイトを得ることができ、モチベーションを高く保って仕事に取り組むことができる。