タスクには粒度がある
タスクには、その規模や性質によって、さまざまな「粒度」があります。
大きく分けると、個人で完結できるタスクと、複数人で連携して進める必要のあるタスクに分けられます。
個人で完結できるタスクは、シンプルなリスト形式で管理するのが適切です。タスク名と完了ステータス（未完了、完了など）のみを管理するだけでも十分でしょう。
一方、複数人で連携して進めるタスク、特に「バケツリレー」のように、ある人の作業が終わってから次の人の作業が始まるという連続性を持つタスクは、より複雑な管理が必要となります。
- 連続性のあるタスクでは、作業と申し送りを確実に引き継ぐ
- 営業現場では、必要な情報に絞ったシンプルな管理を選ぶ
粒度の違いは「申し送り」
この連続性のあるタスクと、シンプルなタスク管理の最大の違いは、「申し送り」の有無です。
「申し送り」とは、前の担当者から次の担当者へ、作業の進捗状況や注意点、必要な情報などを伝えることです。
例えば、「〇〇の処理まで完了しました。△△の作業を行う際には、この点に注意してください」といった具体的な情報伝達が行われます。
申し送りが発生するタスクの管理
このような申し送りが発生する場合、タスク名とステータスだけのシンプルな管理では不十分です。申し送り内容を記録し、確実に伝達する仕組みが必要となります。
つまり、連続性のあるタスクを適切に管理するためには、以下のような要素を考慮した仕組みが求められます。
- タスクの依存関係の明確化：どのタスクが、どのタスクの完了を待っているのかを明確にする必要があります。
- 申し送り情報の記録と共有：申し送り内容をテキストやファイルなどで記録し、関係者全員がアクセスできるようにする必要があります。
- 担当者の明確化：各タスクの担当者を明確にし、責任の所在を明らかにする必要があります。
- 進捗状況の可視化：各タスクの進捗状況をリアルタイムで把握できるようにする必要があります。
これらの要素を満たすためには、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールなどの導入を検討するのが有効です。
これらのツールは、タスクの依存関係の管理、情報共有、進捗管理などを効率的に行うための機能を提供しています。このように、タスクの性質に応じて適切な管理方法を選択することが、効率的な作業遂行につながります。
タスク管理はシンプルが一番
前回、タスク管理には業務内容に適した方法があることを説明しました。これは、連続したタスクの管理においても同様です。
例えば、プログラム開発のようなプロジェクト型のタスク管理では、進捗管理やリソース管理など、多くの管理項目が用意されています。これは、複雑な工程や多くの関係者が関わるプロジェクトを効率的に進めるためには有効です。
しかし、営業系の業務においては、連続したタスクであっても、できる限りシンプルに管理できる方法が現場に定着しやすい傾向があります。プロジェクト管理型やカンバン方式といった管理手法は、幅広い業務に対応できるように多機能ですが、営業現場では、その機能を十分に活用しきれないことが多いのです。
多機能なツールをシンプルに使うという選択肢もありますが、実際には操作が煩雑になり、かえって使いづらさを感じてしまうことも少なくありません。これは、営業担当者が必ずしもITツールに精通しているわけではないという事情も影響しています。
そのため、連続したタスクであっても、多少物足りないと感じるくらいのシンプルな運用が適しています。ITツールを活用する場合でも、画面に表示される項目が少なく、すっきりとしたUI/UX（ユーザーインターフェース／ユーザーエクスペリエンス）を持つツールをおすすめします。