タスク管理は悩みの種
タスク管理は、仕事の効率化に不可欠でありながら、多くの人にとって悩みの種となっています。
その理由は、タスクが次々と発生し、その状況を正確に把握することが難しいからです。タスクの進捗状況を管理し、優先順位をつけ、チームメンバーとの連携を図ることは、容易ではありません。
特にチームで作業する場合、個人のタスクだけでなく、他のメンバーとの連携も考慮する必要があります。
例えば、あるメンバーから依頼されたタスクの進捗状況を確認しながら、別の作業を進めるといった、マルチタスクな対応が求められることがあります。
- タスク管理には、仕事全体を俯瞰して計画的に進める力が必要
- 業務ごとに管理方法を分け、共通情報を引き継ぐ
なぜタスク管理はこれほど難しいのか？
タスク管理ツールは数多く存在しますが、個人の好みや仕事のスタイルによって、最適なツールは異なります。
そのため、一つのツールに定着せず、結局は手元の付箋にタスクを書き出すという方も少なくありません。
なぜタスク管理は、これほど難しいのでしょうか。
それは、タスク管理が単なる「やることリスト」の作成にとどまらず、「仕事全体を俯瞰し、計画的に進める」という、より高度なスキルを要求されるからです。
タスクは漏れていく
しかし、いくら注意深くタスク管理を行っても、「やり漏れ」や「共有漏れ」は必ず発生してしまうのが現実です。
やり漏れ
「やり漏れ」には、自覚的なものと非自覚的なものがあります。自覚的なやり漏れは、優先度が低いタスクを後回しにしてしまい、そのまま放置してしまうケースが多いです。
一方、非自覚的なやり漏れは、例えばお客様への提出期限を忘れてしまい、催促されるといった、より深刻な問題を引き起こす可能性があります。お客様からの信頼を失ったり、クレームにつながったりする恐れがあり、極力避けなければなりません。
共有漏れ
「共有漏れ」も、特にチームで作業する場合には注意が必要です。自分が担当する範囲であれば問題ないかもしれませんが、チーム全体で対応すべき事項を共有し忘れると、他のメンバーから指摘されたり、お客様への対応が遅れてしまったりすることがあります。
組織全体の信頼を失うことにつながりかねず、企業にとって大きなリスクとなります。
タスク管理の対応策
タスク管理の対応策として、業務ごとにタスク管理の方法を変えることが有効です。
一つの方法ですべてのタスクを管理しようとすると、かえって混乱を招き、効率が低下する可能性があります。
例えば、私用と仕事用で異なるタスク管理ツールを使用している方も多いのではないでしょうか。これは、性質の異なる情報を分けることで、より効率的に管理するためです。
つまり、情報は混ざると管理しづらくなるということです。
そのため、マーケティング業務や商談業務など、業務ごとに最適なタスク管理方法を考えることが重要です。
情報を引き継ぐ仕組みを構築する
この際、重要なのは、情報を引き継ぐ仕組みを構築することです。
例えば、仕事用のタスク管理においては、顧客名や顧客ID、契約IDなど、複数のタスクで共通して利用する情報を、一元管理することが有効です。
業務ごとに最適なタスク管理を行いながらも、情報を引き継ぐことで、よりスムーズな業務遂行が可能になります。
